3M（ムリ・ムダ・ムラ）を解消して業務効率化！方法やツールを紹介
「仕事のムリ・ムダ・ムラって何のこと？」
「意味のない作業が多くてやる気が出ない」
「業務を効率化したいけれど、どうすればいいかわからない」
こんな悩みを抱えている方には、この記事が参考になるでしょう。
3M（ムリ・ムダ・ムラ）は、もともと製造業で使われていた言葉ですが、近年では別の業種・職種に応用されることも増えてきました。3Mの発生は仕事上避けられないこともありますが、これを放置しているとさまざまなトラブルを招くため注意が必要です。
そこで本記事では、3Mについて詳しく解説し、3Mの解消方法やおすすめツールもご紹介します。業務効率化に悩んでいる方、3Mについて知りたい方はぜひご一読ください。
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業務のムリ・ムダ・ムラとは
3Mは「無理」「無駄」「斑（むら）」の頭文字をとったもので、「3ム」と呼ばれることもあります。主に製造業において重要視されてきた考え方で、トヨタ生産方式の基本思想としても有名です。
3Mはそれぞれ独立しているわけではなく、互いに影響し合って発生しているケースも少なくありません。それぞれどんな状態を指しているのか、詳しく見ていきましょう。
【ムリ】従業員や設備に過剰な負担がかかっている状態
「ムリ」とは、従業員に負担がかかりすぎている状態のこと。具体的には、以下の状況が当てはまります。
業務量が多すぎる
納期が短すぎる
教育や研修が足りていない
従業員だけでなく、「機械のスペックを超えた運用をする」「パソコンの容量以上に保存する」など、機械や設備に対するムリもあります。ムリを放置していると、従業員の健康を害する、機械が壊れるといったトラブルが起こるかもしれません。
【ムダ】不要な作業や待ち時間が多い状態
「ムダ」とは、特に価値を生みださない作業や時間のことです。
必要のない会話（雑談など）
重複した作業
意味のない運搬
このほか、生産し過ぎて在庫が余っている状態もムダに含まれます。ムダが多いとモチベーションが低下するうえ、時間的コストや人的コストなど、さまざまなコストの増大を招く可能性があります。
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【ムラ】品質や作業内容にバラつきがある状態
「ムラ」は従業員のスキルや機械の状態、材料の質などに差があるために、完成品の質や作業の進捗状況などにバラつきがある状態を指します。
担当者ごとにやり方が違う
時期によって負担が変わる
品質のブレが大きい
このような状態が続くと、品質の不安定さから顧客のクレームを引き起こしたり、生産量が安定せずに機会損失や納期遅延につながったりする恐れがあります。
トヨタ生産方式の考え方
トヨタ生産方式とは、高品質な製品を効率よく生み出す生産システムです。ここで大切にされているのが、「7つのムダ」という考え方です。
作りすぎのムダ
在庫のムダ
手待ちのムダ
動作のムダ
運搬のムダ
加工のムダ
不良や手直しのムダ
トヨタではこうしたムダを徹底的に排除することで、品質と生産効率を高めています。
また「標準」もキーワードの一つです。これは誰でも同じ作業ができるように、作業のやり方や条件を決めておくこと。いったん標準を定めた後も、見直しと改善を続けていく必要があります。
トヨタ生産方式は、製造業で広く取り入れられている考え方です。他業種の参考になる部分も多いので、業務効率化の手段として注目されています。
3Mはさまざまなトラブルの発生原因になる
仕事にムリ・ムダ・ムラが生じてしまうと、以下のように数々のトラブルを引き起こします。
労働災害が増える
従業員のモチベーションが低下する
コストが増加する
品質の低下を招く
生産性が低下する
ムリが多いと従業員は疲弊しますし、ムダが多いとモチベーションが低下します。必要以上の材料費や人件費、過剰在庫の保管費用が発生するため、コストも増加するでしょう。またムラがあると品質や生産性の低下を招きます。
逆にいうと、3Mを解消すれば従業員の仕事環境が良くなりますし、モチベーションアップも期待できます。さらに無駄なコストをカットできて、品質や生産性も向上。その結果、新規事業の立ち上げや業務拡大が進む場合もあります。
3Mが発生する原因
ムリ・ムダ・ムラが発生してしまう要因は、大きく4つ考えられます。一つずつ確認していきましょう。
１）生産計画が適切でない
多くの場合、需要を予測したうえで生産計画を立てるはずです。一方でこの需要予測が正確でない時や、生産力に合わないスケジュールを組んでしまった時には、ムリやムダが発生します。
たとえば需要と供給のバランスが取れていないと、過剰在庫につながり、ムダな保管費用がかかります。また現場の状況を無視したスケジュールを組んでしまうと、作業者にムリな働きを強いることになるでしょう。これは生産計画が適切でないために、ムリやムダが生じたということです。
２）機械やシステムの状態が悪い
老朽化している機械、メンテナンス不足の機械などを使っていると、ムリやムダが発生しやすくなります。機械に過度な負荷がかかっていると故障のリスクが高まりますし、大事故にもつながりかねません。故障や修理を繰り返していると、その分ムダなコストや時間もかかってしまいます。
同様にシステムのアップデートをしていない、あるいはエラーを放置しているような場合も、ムリやムダの原因となります。また多機能なシステムを使いこなせていない場合や、目的に合わないシステムを使っている場合も、ムダにつながってしまいますよ。
３）作業量と人員配置のバランスが悪い
作業量が多いのに配置する人員が少なければ、必ずムリが生じます。一部の作業が滞り、ムラにつながる場合もあるでしょう。反対に作業量が少ないのに人員配置が多い場合は、待ち時間が増えるなどのムダが生じてしまいます。
また人員配置の際は人数だけでなく、個人の能力も考慮しなければなりません。能力に合っていない作業を割り振ってしまうと、やはりムリやムラの原因になってしまいます。
４）作業が標準化されていない
作業が標準化されていないと、ムラが生じる原因となります。担当者によってやり方が違えば、時間のかかり方や作業時のポイントも異なるため、生産効率や品質にバラつきが出てしまうのです。教育体制が整っていない場合も、同様にムラが発生しやすくなります。
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3Mを削減するための3ステップ！排除順は「ダラリ」
ムリ・ムダ・ムラをなくすには、以下の3ステップが重要です。
3Mを見つける
3Ｍの原因を考える
3Ｍをなくす対策をとる
この時のポイントは「ダラリ」、つまり「ムダ」「ムラ」「ムリ」の順に排除すること。ムダが多いと人やお金、時間などのリソースが不足し、企業の経営を圧迫するリスクがあります。そのため最初に「ムダ」をなくすようにしましょう。ムダの次は「ムラ」の改善を行い、最後に「ムリ」の対策に進みます。
ここではムリ・ムダ・ムラをなくすための3ステップについて、詳しく見ていきましょう。
１）3Mを見つける：キーワードは「4M」
「4M」とは、課題の発見や問題解決の際によく使われるフレームワークです。製造現場で使われることが多いですが、意味を広く捉えればほかの業種にも流用できます。4Mが指すのは、以下4つの要素です。
Man（人）
Machine（機械）
Material（材料）
Method（方法）
4つの要素をもとに分析することで、「人手が足りていない（Man）」「機械のメンテナンスが不足している(Machine)」「作業手順が標準化されていない（Method）」など、ムリ・ムダ・ムラにつながる課題点を見つけやすくなります。確認の抜け・漏れを防ぐには、チェックリストを活用するとよいでしょう。
２）3Mの原因を考える：根本的な原因を探る
ムリ・ムダ・ムラが見つかったら、その原因を考えます。ここで注意してほしいのは、表面的ではなく根本的な原因を探ること。たとえば「従業員が勘違いしていた」「部品が摩耗していた」などは、根本的な原因ではありません。
根本的な原因とは、たとえば「作業手順が多く、ヒューマンエラーが起きやすい状態であった」「機械の定期メンテナンスが設定されていなかった」など。「どうしてそうなったか」という点を深掘りして考えることで、根本的な原因にたどり着くことができます。
３）3Mをなくす対策をとる：実行と振り返りを繰り返す
原因がはっきりしたら、そこに焦点を当てた対策を行います。対策方法としては、たとえば以下があります。
人員配置の適正化（ムリの解消）
作業の自動化（ムリ・ムダの解消）
作業環境の変更（ムダの解消）
作業手順の見直し（ムダ・ムラの解消）
作業の標準化（ムラの解消）
また対策後は必ず振り返りを行い、効果を確認してください。実行と振り返りを繰り返すことで、ムリ・ムダ・ムラの削減につながります。
3M解消に役立つ業務効率化ツール・システム
ムリ・ムダ・ムラを解消するには、適切なツールやシステムを導入するのもよい方法です。単純作業を自動化できれば作業の「ムリ」がなくなりますし、ヒューマンエラーによる「ムダ」も解消できます。誰でも同じように業務ができるため、「ムラ」の改善にもつながりますね。
ここではムリ・ムダ・ムラを削減し、業務の効率化を進めるツールやシステムを4種類ご紹介します。
①クラウド郵便サービス｜郵便物をデータで管理してムダ・ムラをなくす
代表的なサービス：メールメイト、トドケール、アテナ など
主な機能：郵便物の受け取り・保管、書類のペーパーレス化 など
郵便物の管理は、ムダやムラが多い業務の一つです。たとえばテレワーク中も出社して郵便物の受け取りや仕分けをしなければならないため、生産性が落ちます。郵便物の量に応じて作業量が変わるため、忙しい時もあれば待ち時間が発生することもあるでしょう。
その点クラウド郵便サービスを使えば、郵便物を紙ではなくデータで受け取り、クラウド上で管理できます。郵便物の受け取りから保管までパソコン上で完結するため、テレワーク中の出社も不要。これまで郵送でやり取りしていた書類のペーパーレス化も進みます。
メールメイトを使った業務改善の具体例
クラウド郵便サービスの一つ・メールメイトを使うことで、以下のような業務を改善できます。
郵便物を受け取るために出社する
郵便物を手作業で仕分け、部署ごとに配る
郵便物のファイリングをする
過去の郵便物を探す
メールメイトを使えば、郵便物をデータとして扱うことができます。そのため郵便物の受け取りや仕分け、配布作業は、パソコン上で完結。保管作業や検索にかかる時間も減らせて、ムダな時間がなくなります。またテレワーク中に出社する必要もなくなるため、生産性を上げられるでしょう。
メールメイトのアカウントは複数人で管理できるため、作業が属人化する心配もありません。2段階認証が付いており、セキュリティ面も安心です。
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②ナレッジ共有ツール｜情報不足や作業の属人化を防いで3Ｍを削減する
引用：NotePM - 社内wiki・ナレッジ共有・マニュアル作成ツール
代表的なサービス：NotePM、Google Drive、box など
主な機能：ドキュメントの共有、タスク管理、マニュアル作成 など
効率よく業務を進めるうえで、知識の共有は非常に重要です。ナレッジが不足しているとヒューマンエラーが増える、担当者に何度も質問するといったムダが増えてしまいます。また一部の従業員しか知識を持たない状態では、作業の属人化が進んでムリやムラの原因となるでしょう。
そんな時に役立つのが、ナレッジ共有ツールです。ナレッジ共有ツールを使えば、社内のナレッジをオンライン上で一元管理できるため、必要な情報をいつでも手に入れることができます。テンプレートを使えばマニュアル作成も簡単なので、作業の標準化もしやすいです。
NotePMを使った実際の改善事例
ここではムダを削減し、業務効率化に成功した具体的な事例をご紹介します。株式会社ラクスは、もともと以下のような課題を抱えていました。
社内に手順書が散在しており、どこを見るべきかわからない
古い情報の手順書やマニュアルがそのまま残っている
同じ内容のマニュアルが複数あり、どれが正しいかわからない
そこでNotePMを導入したところ、ナレッジの検索がスムーズになり、検索時間が4割削減できたとのこと。さらに引継ぎ資料を一カ所にまとめられたことで、引継ぎにかかるコストも半減したそうです。マニュアル化の意識が高まったため、業務の属人化解消にもつながっています。
参考：【導入事例】NotePM
③チャットツール｜コミュニケーションのムダを省いてスムーズに情報共有
引用：ビジネスチャットならChatwork【国内利用者数No.1】
代表的なサービス：Chatwork、Slack、Microsoft Teams など
主な機能：テキスト上でのリアルタイムなやり取り、リアクション など
チャットツールは、社内のコミュニケーションを促進するためのツールです。大きなメリットは、リアルタイムでのやり取りができることと、些細な要件でも伝えやすいこと。紙で資料を回覧するとムダな時間がかかりますが、チャットツールを使えば必要な相手にすぐ情報を伝えられます。
またメールの場合は、宛名の入力や挨拶文が必要ですし、返信もしなければなりません。その点チャットツールなら、細かい作業を省略して送信できますし、返信の代わりにリアクションボタンを押すだけで済みます。形式的なムダを省き、効率よく情報共有ができるのです。
Chatworkを使った業務改善の具体例
Chatworkを使うことで、以下のような効果が得られます。
電話連絡にかかるムダな時間を減らせる
メールアドレスの使い分けが不要になる
電話連絡が多いと、そのたびに作業の手を止めなければなりませんし、出られない時にはかけ直す手間もかかります。また取引先によってメールアドレスを使い分けている場合は、それぞれのアドレスをチェックするのも大変ですよね。
その点Chatworkでは、チームごとやプロジェクトごとなど、複数のグループ設定ができます。取引先ごとにグループを分けておけば、複数のメールアドレスを使い分ける必要もありません。電話のように作業を中断することもなく、効率的なやり取りが可能です。
④プロジェクト管理ツール｜進捗状況を可視化して3Mを削減する
引用：Backlog｜チームで使うプロジェクト管理・タスク管理ツール
代表的なサービス：Backlog、Trello、Asana など
主な機能：プロジェクトの進捗管理、タスクリスト、ファイル共有 など
一つのプロジェクトを進める時、あるいは複数のプロジェクトを併行して進める時に、全体像が見えていないと作業効率が悪くなってしまいます。たとえば作業の重複はムダになりますし、担当者の偏りはムリにつながります。全体の作業量を調整しないと、ムラも起きやすいでしょう。
プロジェクト管理ツールを使うことで、こうした状況を改善できます。それはプロジェクトの進行状況や個人の抱えているタスク量などを一目で把握できて、作業量と人員配置のバランスを最適化しやすいため。さらに、メンバー間のコミュニケーションがとりやすいという効果もあります。
Backlogを使った実際の改善事例
メディア総研株式会社は、もともと以下のような課題を抱えていました。
チャットのやり取りが分散して、情報が拾えない
タスクの進捗状況がわかりにくい
業務が属人化している
複数のイベントを同時並行で進めている際、チャットで情報を追うのが難しく、進捗状況もわかりにくい状態が続いていたのです。そこでBacklogを導入し、タスクを可視化し、情報を一元管理するようにしました。
その結果、担当者や進捗が一目でわかるようになり、作業の抜け漏れや業務の属人化が防げるようになったのです。情報を探すスピードも上がり、ムダな時間も削減。蓄積した情報を次回に活かすことで、再現性も高めています。
参考：導入事例 | チームで使うプロジェクト管理・タスク管理ツールBacklog
3Mに関してよくある質問
最後に、ムリ・ムダ・ムラに関してよくある質問をご紹介します。
Q１）事務作業での3M（ムリ・ムダ・ムラ）とは？
製造業で使われることが多い「3M」ですが、この考え方はほかの業種・職種にも流用できます。たとえば事務作業においては、以下の例が挙げられます。
ムリ：担当者に負担がかかりすぎている、業務量が多すぎる
ムダ：ルーティンの業務が多い、DX化が進んでいない
ムラ：業務が月末や年度末に集中する、繁閑の差が激しい
こうした状況は「3M」に当たるので、解消して業務効率化につなげたいですね。
Q２）3Mを解消するメリットは？
3Mを解消するメリットは、以下のとおりです。
従業員のモチベーションが上がる
人的コスト、時間的コスト、金銭的コストを下げられる
作業の質、完成品の質が上がる
生産性が向上する
業務の負担が大きく、従業員がムリしている状態では離職率も高まりますが、その状態を解消できればモチベーションアップにつながります。またムダを減らすことで、コスト削減に直結します。その結果として、品質向上・生産性向上にもつながるでしょう。
Q３）ムリ・ムダ・ムラには順番がある？
3Mは「ムリ・ムダ・ムラ」の順で呼ばれることが多いですが、これを企業にとって重要な順に並べると、「ムダ・ムラ・ムリ」となります。そのため末尾をとって「ダラリ」と呼ばれることもありますよ。
3Mを解消する際は、「ダラリ」の順番を意識して取り組むと効果的です。
3M（ムリ・ムダ・ムラ）を解消して企業の生産性を高めよう
本記事では業務効率化に悩んでいる方に向け、3M（ムリ・ムダ・ムラ）について解説しました。3Mの原因や解消方法、そして業務効率化におすすめのツールや具体的な事例もご紹介したので、ぜひ参考にしてください。
なかでも「テレワーク中に出社する回数を減らしたい」「社内のペーパーレス化を進めたい」と考えている方には、クラウド郵便サービスのメールメイトがおすすめです。インターネット環境さえあれば、郵便物をパソコンやスマホから確認できるうえ、データの共有や保管もしやすいですよ。
30日間は全額返金保証も付いているので、一度試してみてはいかがでしょうか。
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