経費管理アプリってどれがいいの？おすすめ経費管理アプリ5選を紹介

経理管理アプリとは、スマートフォンやタブレットを利用して、経費の入力などができるアプリのことです。従来の紙ベースでの経費精算に比べて業務効率化を実現できます。

それでは、経費管理アプリについて詳しくみていきましょう。

経費管理アプリとは？

1-1. 経費管理アプリとは？

経費管理アプリとは、スマートフォンやタブレットを利用して、経費の入力や申請、承認などの作業ができるツールです。

近年、スマートフォンが普及したことに伴い、従来の紙ベースでの経費精算に比べて業務効率化を実現できることから、多くの企業で導入が進んでいます。

経費管理アプリでは、交通費や交際費などの経費の入力、申請、承認といった一連の業務を、スマートフォンやタブレットで行えます。インターネット環境があればどこでも利用できるため、外出先でも手軽に経費精算の申請や承認が可能です。経費精算業務を効率化したい企業におすすめのツールです。

1-2. 経費管理アプリの主要機能の紹介

経費管理アプリには、業務効率化を実現するための様々な機能が搭載されています。

主な機能としては、以下があります。

機能	機能内容
領収書の自動入力	スマートフォンのカメラで領収書を撮影すると、OCR機能によって金額や日付などの情報が自動で入力されます。手入力の手間が省けるだけでなく、入力ミスを防ぐこともできます。
交通系ICカードの読み取り	交通系ICカードをスマートフォンにかざすだけで、利用履歴をアプリに読み込むことができます。交通費の計算や入力の手間を省くことができます。
入力規定不備チェック	あらかじめ設定した入力規定に基づいて、申請内容に不備がないかを自動でチェックすることができます。申請ミスを防ぎ、承認作業をスムーズにすることができます。
会計ソフト連携	会計ソフトと連携することで、経費精算データの自動仕訳や転記などが可能になります。経理担当者の負担を軽減することができます。

上記以外にも、以下の機能を持つアプリも存在します。

・経路探索機能

・外貨対応機能

・振込データ出力機能

このように、経費管理アプリには様々な機能が搭載されており、企業のニーズに合わせて最適なアプリを選ぶことが重要です。

経費管理アプリの選び方とポイント

2-1. 自社に合った経費管理アプリを選ぶ方法

一口に経費管理アプリといっても、様々な機能や特徴を持ったアプリが存在します。自社に合った経費管理アプリを選ぶためには、まず自社の現状を把握し、どのような課題を解決したいのかを明確にすることが重要です。

例えば、従業員数が多く、複雑な承認フローが必要な場合は、柔軟なワークフロー設定ができるアプリを選ぶ必要があります。

また、交通費精算の効率化を図りたい場合は、交通系ICカードと連携できるアプリを選ぶと良いでしょう。さらに、領収書の入力ミスを減らしたい場合は、AI-OCR機能を搭載したアプリがおすすめです。

このように、自社の課題やニーズに合わせて、必要な機能を備えたアプリを選ぶことが大切です。

2-2. 必要な機能とコストのバランス

経費管理アプリを選ぶ際には、必要な機能とコストのバランスを考慮することが重要です。 高機能なアプリは便利な反面、コストが高くなる傾向があります。

コストを抑えたい場合は、自社にとって本当に必要な機能を絞り込み、必要最低限の機能を備えたアプリを選ぶと良いでしょう。 

例えば、従業員数が少ない企業であれば、無料または低価格で利用できるアプリでも十分な場合もあります。一方、大企業であれば、セキュリティやサポート体制が充実した高機能なアプリを選ぶ必要があるでしょう。

重要なのは、価格だけで判断するのではなく、必要な機能とコストを比較検討し、自社にとって最適なバランスのアプリを選ぶことです。

2-3. 利便性とサポート体制

経費管理アプリは、従業員全員が利用するツールであるため、利便性が高いアプリを選ぶことが重要です。 使い方が分かりやすく、操作が簡単なアプリであれば、スムーズに導入し、運用していくことができます。

また、サポート体制も重要な選定ポイントです。 アプリの導入や運用で困ったときに、すぐに相談できる窓口があるかどうかを確認しましょう。 電話やメールだけでなく、チャットやFAQなど、様々なサポート方法を提供しているアプリもあります。

さらに、導入後のサポート体制も確認しておくと安心です。 操作方法のレクチャーや、システムトラブル発生時の対応など、充実したサポート体制があれば、安心してアプリを利用することができます。

経費管理アプリの導入メリット

3-1. 申請が簡単（申請者）

経費管理アプリを導入することで、申請者にとって経費申請が簡単になります。

従来の紙ベースでの経費精算では、申請書に記入したり、領収書を貼り付けたりする作業が必要でした。 また、申請書を提出した後も、承認者に確認してもらうために、直接書類を渡したり、郵送したりする必要があり、時間と手間がかかっていました。

しかし、経費管理アプリを使えば、スマートフォンで領収書を撮影するだけで、申請に必要な情報が自動入力されます。

申請書の記入や領収書の貼り付けといった作業は不要になり、外出先でも簡単に申請できます。申請後はアプリ上で承認者に通知されるため、わざわざ書類を渡す必要もありません。

このように、経費管理アプリは申請者にとって、時間と手間を大幅に削減できる便利なツールと言えるでしょう。

3-2. 承認が簡単（承認者）

経費管理アプリを導入することで、承認者の承認作業が簡単になります。

従来の紙ベースでの承認作業では、申請書の内容を確認し、押印する必要がありました。 申請書が複数枚にわたる場合や、領収書の内容が分かりにくい場合は、確認作業に時間がかかってしまうこともありました。

しかし、経費管理アプリを使えば、スマートフォンで申請内容を確認し、承認することができます。

アプリ上で過去の申請履歴や、申請内容に関するコメントを確認することもできるため、スムーズに承認作業を進めることができます。また、外出先でも承認作業ができるため、承認の遅延を防ぐことができます。

このように、経費管理アプリは承認者にとっても、承認作業の効率化に役立つツールです。

3-3. 入力ミスの軽減

経費管理アプリを導入すると、経費精算における入力ミスを軽減できます。

従来の紙ベースでの経費精算では、申請者が手書きで金額や内容を入力するため、入力ミスが発生しやすかったといえます。 入力ミスがあると、経理担当者が修正作業を行う必要があり、業務効率が低下していました。

しかし、経費管理アプリでは、OCR機能や交通系ICカードの読み取り機能など、様々な機能によって入力の自動化が進んでいます。

これらの機能を活用することで、人為的なミスを減らし、より正確な経費データを作成できるようになります。

3-4. 業務効率化

経費管理アプリの導入は、企業全体の業務効率化にも貢献します。

経費精算は、申請者、承認者、経理担当者など、多くの従業員が関わる業務です。 従来の紙ベースでの経費精算では、各担当者間での書類の受け渡しや確認作業などが発生し、多くの時間と手間がかかっていました。

しかし、経費管理アプリを導入することで、これらの作業を大幅に削減することができます。 

申請から承認、経理処理までを一元管理できるため、業務フローがスムーズになり、全体的な業務効率が向上します。

また、経費精算にかかる時間を削減することで、従業員は本来の業務に集中できるようになり、生産性の向上にもつながります。

このように、経費管理アプリは、企業全体の業務効率化を実現するための重要なツールと言えるでしょう。

経費管理アプリを利用する際の注意点と選定基準

4-1. セキュリティ対策とデータ保護の重要性

経費管理アプリには、従業員の個人情報や企業の機密情報など、重要なデータが蓄積されます。そのため、セキュリティ対策とデータ保護は非常に重要です。アプリを選ぶ際には、以下の点をしっかりと確認しましょう。

まず、アプリが提供するセキュリティ対策についてです。データの暗号化やアクセス制限、多要素認証などの機能が備わっているかを確認しましょう。不正アクセスや情報漏えいなどのリスクを低減するために、強固なセキュリティ対策が施されているアプリを選ぶことが大切です。

次に、データのバックアップ体制を確認しましょう。万が一、システム障害が発生した場合でも、データが消失しないように、定期的なバックアップと復元機能が提供されているかを確認しましょう。

そして、アプリを提供する企業の信頼性も重要な要素です。プライバシーマークやISMS認証などの取得状況や、セキュリティに関する取り組みについて、企業のウェブサイトなどで確認しましょう。信頼できる企業が提供するアプリを選ぶことで、安心して重要なデータを預けることができます。

4-2. 業務環境に合わせたカスタマイズの可否

経費管理アプリは、企業の規模や業種、業務フローなどによって、必要な機能や使い方が異なります。そのため、自社の業務環境に合わせてカスタマイズできるアプリを選ぶことが重要です。

例えば、承認フローの複雑さや、経費精算のルール、利用する会計ソフトとの連携など、自社特有の要件に対応できるアプリを選びましょう。

柔軟なカスタマイズ設定が可能であれば、よりスムーズにアプリを導入し、運用していくことができます。

具体的には、ワークフローの設定、経費科目の設定、レポート出力のカスタマイズなどが挙げられます。

アプリによっては、API連携によって外部システムと接続できるものもあるため、自社のシステム環境に合わせて、必要な機能を拡張できるかどうかも確認しておきましょう。

4-3. 初期設定と運用後のサポート体制のチェック

経費管理アプリをスムーズに導入し、運用していくためには、初期設定と運用後のサポート体制が充実しているアプリを選ぶことが大切です。

まず、初期設定のしやすさについてです。導入時に、専門知識がなくてもスムーズに設定できるアプリを選びましょう。分かりやすいマニュアルや動画チュートリアルが提供されているか、設定に関するサポート窓口があるかなどを確認しておきましょう。

次に、運用後のサポート体制も重要です。操作方法の問い合わせやトラブル発生時の対応など、迅速かつ丁寧なサポートを提供してくれるアプリを選びましょう。電話やメールだけでなく、チャットやFAQなど、様々なサポート方法があると便利です。

さらに、アプリのアップデートについても確認しておきましょう。法改正やセキュリティ対策などに対応するため、定期的なアップデートが提供されているアプリを選ぶことが大切です。

 アップデートによって、新しい機能が追加されたり、使い勝手が向上したりすることも期待できます。

2024年版経費管理アプリおすすめ5選

2024年版経費管理アプリおすすめ5選について、それぞれのアプリの特徴や機能、料金プランを詳しく紹介します。

5-1. Mailmate

出典：AIを駆使した経費管理ソフトウェア

レシートや領収書の手入力大変なんだよなぁ‥

すぐ無くしちゃうし良い管理方法ないかなぁ‥

そんな悩みを抱える方向けににレシートや領収書の管理に役に立つ領収書管理アプリのMailmateを紹介します。

主な特徴

• 領収書を一元管理：専用アプリで簡単にアップロードでき、安全なクラウドで管理。どこからでもアクセス可能。

• AIデータ抽出と自動レポート：OCR技術で領収書情報を正確に抽出し、レポート作成や税務準備を効率化。

• 項目別データ抽出：詳細な経費データを確認でき、支出管理が簡単に。

• 外出先でもデジタル化：スマホで領収書をスキャンし、手軽に管理。

• 検索可能なデータベース：紙の領収書をデジタル化し、フィルター機能で効率的に検索可能。

• 会計士との共有：デジタル領収書を瞬時に共有し、スムーズな業務連携を実現。

使い方

使い方は簡単で、アプリを使って領収書をスキャン・アップロードした後は全てAIが自動で分類・整理をしてくれ、自動でレポートを作成してくれる仕組みです。

このように使いやすくシンプルなのもMailMateの特徴です。

Mailmateは特にフリーランスや小規模事業を営む方にとっておすすめのアプリとなります。

アプリの詳細はこちらから。

5-2. 楽楽精算

出典：楽楽精算

主な機能	内容
経費精算	豊富な機能で会社の経費精算業務を効率化
交通費精算	ICカードや領収書読み取り機能で精算の手間を削減
電子帳簿保存法対応	紙や電子で受領する領収書、請求書を楽に保存・一元管理

「楽楽精算」は、株式会社ラクスが提供するクラウド型の経費精算システムです。累計7,000社以上の導入実績を誇り、多くの企業から支持されています。

インターネット環境さえあれば、申請・承認・経理処理のすべてをシステム上で完結できるため、場所を選ばずに利用できるのが大きなメリットです。

「楽楽精算」が選ばれる理由として、クラウド型で導入が簡単かつ短期間で完了することが挙げられます。

また、自社のワークフローに合わせてカスタマイズできる柔軟性も魅力です。既存の会計システムとの連携も比較的容易なため、スムーズな導入が期待できます。

さらに、「楽楽精算」はサポート体制も充実しています。メール・電話・FAQなど、さまざまな方法でサポートを受けることができるため、システム導入が初めてという企業でも安心して利用できます。

スマホアプリ版では、領収書のOCRスキャンや交通費精算機能などが利用可能です。経費精算業務を効率化したい企業におすすめのアプリです。

5-3. Concur Expense（株式会社コンカー）

出典：Concur

特徴	詳細
インボイス制度に対応	登録番号記入欄を標準機能として用意するなど、新しい法制度にも対応。
経費精算の規制緩和	電子帳簿保存法対応の経費精算システムで、経費精算のペーパーレス化が促進。企業は適切な対応が求められる。

「Concur Expense」は、株式会社コンカーが提供する経費精算システムで、人気のサービスです。国内外で安心して利用できる多機能性が大きな強みとなっています。

「Concur Expense」の特徴は、交通系ICカードやコーポレートカードとの連携はもちろんのこと、タクシー配車やカーシェア手配など、さまざまな外部サービスとの連携が可能な点です。

これにより、経費精算にかかる手間を大幅に削減できます。

スマホアプリ版では、申請データの作成、申請、承認といった基本的な経費精算作業が可能です。

ただし、交通費精算に関しては、専用の端末による読み取りが必要となります。

「Concur Expense」は中堅・中小企業向けの「Concur Expense Standard」と、中堅・大企業向けの「Concur Expense Professional」の2つのプランがあります。

中堅・中小企業向けの「Concur Expense Standard」は、初期費用が無料で、月額料金は29,000円からです。無料トライアルも用意されているため、導入前に試してみることもできます。

5-4. ジョブカン経費精算

出典：ジョブカン経費精算

「ジョブカン経費精算」は、株式会社DONUTSが提供する経費精算システムです。初期費用が無料で、月額料金もユーザー1人あたり400円という低価格帯が魅力です。コストを抑えたい企業にとって、導入しやすいサービスと言えるでしょう。

「ジョブカン経費精算」は、ジョブカン勤怠管理をはじめとした、さまざまなバックオフィス業務を効率化するジョブカンシリーズとの併用が可能です。自社に必要な機能をカスタマイズして利用することで、さらなる業務効率化が期待できます。

料金プランは、初期費用が不要で、月額料金はユーザー1人あたり400円です。最低利用料金が5,000円（13人以上）という条件がありますが、ユーザー数に応じた料金体系のため、少人数の企業でも導入しやすいのがメリットです。

5-5. マネーフォワードクラウド経費

出典：マネーフォワード クラウド経費 - 無料で試せる経費精算システム

マネーフォワードクラウド経費は、企業規模を問わず、様々な騎乗の経費精算に関する課題を解決できるシステムです。

マネーフォワードクラウド経費の最大の特徴は、スマホでレシートを撮影して読み取る機能やクレジットカードとの連携により、スムーズかつ正確な経理処理ができる点です。

手入力で起こる入力ミス等のヒューマンエラーを防ぐことができ、かつ申請処理までのフローを自動化することで業務効率化と正確性の向上が期待できます。

また、マネークラウド経費は、マネークラウド会計や、マネークラウド給与だけでなく、他社の会計ソフトとも連携可能です。

料金プランも事業規模に合わせて複数プランから合ったものを選択できます。

例えば、従業員50名以下の場合は、月額4,378円~となっており非常にリーズナブルな価格設定です。

小規模だからシステムまでは導入する必要ないかも‥とお考えの方はこちら

→【経費管理】個人事業主のための無料エクセルテンプレート5選 | MailMate

経費管理アプリを導入することで得られる業務改善効果

経費管理アプリを導入することで、企業はさまざまな業務改善効果を得られます。ここでは、主な効果として、経費精算の作業時間削減、経費の透明性と正確性の確保、企業のコスト削減とリソースの最適化について解説します。

6-1. 経費精算の作業時間を削減

経費管理アプリの導入によって、経費精算にかかる作業時間を大幅に削減できます。従来の紙ベースでの経費精算では、申請者は手書きで申請書を作成し、領収書を貼り付ける必要がありました。 また、交通費の計算も手作業で行っていたため、多くの時間と手間がかかっていたのです。

しかし、経費管理アプリを導入すれば、スマホのカメラで領収書を撮影するだけで、アプリが自動で金額や日付などの情報を読み取ってくれます。OCR機能と呼ばれるこの機能により、手入力の手間が省け、入力ミスも減らすことができるでしょう。

さらに、交通系ICカードと連携できるアプリであれば、ICカードの読み取り機能によって交通費を自動で集計できます。定期区間の控除なども自動で行ってくれるため、申請者の負担を大幅に軽減することが可能です。

承認者にとっても、アプリ上で申請内容を確認し、承認作業を行うことができるため、業務効率化につながります。従来のように、紙の申請書を回覧する必要もなくなり、承認までの時間を短縮できるでしょう。

6-2. 経費の透明性と正確性を確保

経費管理アプリを導入することで、経費の透明性と正確性を確保することが可能です。 従来の紙ベースの経費精算では、領収書の紛失や改ざん、不正な申請などのリスクがありました。

しかし、経費管理アプリでは、すべての経費データがシステム上で一元管理されるため、データの改ざんが困難になります。また、申請内容が社内規定に準拠しているか自動でチェックする機能や、過去の申請履歴を参照できる機能など、不正な申請を防止するための機能も充実しています。

さらに、経費管理アプリでは、経費の使用状況をリアルタイムで把握することができるため、経費の使い過ぎを未然に防ぐことも可能です。管理者は、部門別やプロジェクト別の経費使用状況を分析し、必要に応じて予算の見直しや経費削減の対策を講じることができるでしょう。

6-3. 企業のコスト削減とリソースの最適化

経費管理アプリの導入は、企業のコスト削減とリソースの最適化にも貢献します。 従来の紙ベースの経費精算では、紙の申請書や領収書の保管、郵送費、人件費など、多くのコストが発生していました。

しかし、経費管理アプリを導入すれば、ペーパーレス化を実現できるため、これらのコストを削減することが可能です。電子帳簿保存法に対応したアプリであれば、領収書の原本を電子データとして保存することができるため、保管スペースの削減にもつながります。

また、経費精算業務を自動化することで、従業員の作業時間を削減できるため、その時間を他の業務に充てることができます。 人材不足が深刻化する現代において、従業員の貴重な時間をより重要な業務に集中させることは、企業の競争力向上に不可欠です。

経費管理アプリを最大限に活用する方法

経費管理アプリを導入しただけでは、その効果を最大限に引き出すことはできません。導入後も、継続的な活用と改善が必要です。ここでは、経費管理アプリを最大限に活用するための方法として、効果的な活用ポイント、利用者からのフィードバックの反映、継続的なアプリのアップデートと改善の重要性について解説します。

7-1. 経費管理アプリを効果的に活用するためのポイント

経費管理アプリを効果的に活用するためには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。

まず、全社員がアプリの機能を理解し、スムーズに利用できるように、導入時に研修を実施することが重要です。アプリの操作方法だけでなく、経費精算のルールや注意点なども合わせて説明することで、誤った使い方や不正な申請を未然に防ぐことができます。

また、経費精算に関する社内規定をアプリに合わせて見直し、分かりやすく明文化することも大切です。アプリの機能を最大限に活用できるよう、規定の内容を更新することで、業務効率化の効果をより高めることができるでしょう。

さらに、経費管理アプリを他の業務システムと連携させることで、さらなる効率化が期待できます。例えば、会計ソフトと連携させれば、経費データの自動仕訳や転記が可能になり、経理担当者の負担を大幅に軽減できます。 また、勤怠管理システムと連携させれば、出張時間の自動計算などが可能になり、申請者の入力の手間を省くこともできます。

日々の業務の中で、アプリの活用状況を定期的にモニタリングし、問題点や改善点があれば、積極的に対応していくことも重要です。アプリの利用状況を分析することで、社員が使いにくいと感じている機能や、改善が必要な点などを把握し、より使いやすく、効果的なアプリへと進化させていくことができるでしょう。

7-2. 利用者からのフィードバックを反映させる

経費管理アプリを最大限に活用するためには、利用者からのフィードバックを積極的に収集し、アプリの改善に活かすことが重要です。 アプリの使い勝手や機能に関する意見や要望を、社員から直接聞き取ることで、より現場のニーズに合ったアプリへと進化させていくことができます。

フィードバックを収集する方法は、アンケートやヒアリング、意見交換会など、さまざまな方法があります。アプリ内に意見を送信できる機能を設けたり、定期的にアンケートを実施したりするなど、社員が気軽に意見を伝えやすい環境を整えることが大切です。

また、収集したフィードバックは、内容を整理し、優先順位をつけて、改善計画に反映させる必要があります。 すべての意見をすぐに反映させることは難しい場合もあるため、緊急性の高いものや、多くの社員から要望が出ているものから優先的に対応していくと良いでしょう。

利用者からのフィードバックを反映させることで、アプリの使いやすさや満足度が向上し、社員の経費精算に対する意識も高まります。 結果として、より正確な経費データの収集、経費精算業務の効率化、不正な申請の抑制など、企業全体の経費管理のレベルアップにつながるでしょう。

7-3. 継続的なアプリのアップデートと改善の重要性

経費管理アプリは、導入して終わりではありません。 継続的なアップデートと改善を行うことで、常に最新の機能やセキュリティ対策を備えた状態を保ち、アプリの価値を高め続けることが重要です。

アプリのアップデートには、機能の追加や改善、バグの修正、セキュリティ対策の強化、法改正への対応など、さまざまな内容が含まれます。 特に、近年は電子帳簿保存法やインボイス制度など、経理・税務に関する法改正が頻繁に行われているため、アプリを提供するベンダーは、これらの法改正に迅速に対応し、ユーザーが安心してアプリを利用できるよう、常に最新の情報を提供していく必要があるでしょう。

また、技術の進歩も著しいため、AI-OCR機能の精度向上や、より高度なデータ分析機能の搭載など、常に新しい技術を取り入れ、アプリの進化を続けていくことが重要です。 利用者からのフィードバックを参考に、より使いやすく、より効率的な機能を開発していくことも大切です。

継続的なアップデートと改善を行うことで、経費管理アプリは、単なる経費精算ツールから、企業の経営をサポートする重要なツールへと進化していくでしょう。

まとめ

本記事では、経費精算アプリの基本情報から、選定方法、ポイント、アプリの紹介まで詳しく見てきました。経費精算アプリは、誰でも直感的な操作で経費精算可能な画期的なツールです。DXが加速する昨今のビジネス市場において、ますます重要性が高まっています。

経費精算アプリには、業務効率化というメリットがある一方で、セキュリティ対策が必要という注意点も存在します。導入を検討する際はこれらの要素を十分に理解したうえで、目的やニーズに合った選択をすることが重要です。

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