Giấy Juminhyo là gì? Hướng dẫn các cách xin giấy xác nhận cư trú tại Nhật siêu đơn giản

1. Giấy Juminhyou (住民票) là gì?

Giấy Juminhyou (住民票) là giấy tờ có công chứng nơi cư trú hay nói cách khác là giấy chứng nhận cư trú tại địa phương mà công dân đó đang sinh sống. Khi bạn cư trú hợp pháp tại Nhật và có khai báo cư trú đầy đủ tại cơ quan hành chính địa phương bạn đều có thể xin giấy Juminhyou.

Giấy Juminhyou cấp cho công dân có đầy đủ thông tin về bản thân người xin giấy bao gồm: họ và tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, quốc tịch, thông tin thẻ ngoại kiều và xác nhận của địa phương.

Chính quyền địa phương cũng dùng hồ sơ cư trú của bạn để xem xét các điều kiện hưởng bảo hiểm như bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, điều kiện hưởng lương hưu và các vấn đề khác liên quan đến phúc lợi và tiêm chủng.

2. Giấy chứng nhận cư trú Juminhyou dùng trong những trường hợp nào?

Giấy xác nhận cư trú ở Nhật được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Chứng minh nhân thân: Giấy Juminhyou là giấy cư trú chứng minh các thông tin cá nhân của bạn khi đang sinh sống tại Nhật Bản.

• Các thủ tục hành chính như đăng ký xe, mở tài khoản ngân hàng, đi khám bệnh…

• Khi đi xin việc chính thức (Baito hay còn gọi là xin việc làm thêm thường không hỏi giấy này mà chỉ yêu cầu thẻ gai)

• Dùng để gia hạn visa hoặc thay đổi tư cách lưu trú.

• Bảo lãnh người thân sang Nhật

• Dùng để nộp hồ sơ khi nhập học cho trường dạy nghề, đại học khi nhập học.

3. Những mục đặc biệt trên giấy Juminhyou của người nước ngoài

Nếu bạn là công dân nước ngoài thì giấy chứng nhận cư trú có thêm các thông tin như sau:

• Bao gồm thông tin về quốc tịch và tình trạng cư trú (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, vĩnh viễn).

• Có thể hiển thị số hộ chiếu.

• Thường có thời hạn hiệu lực liên quan đến thời hạn visa.

4. Sự khác nhau giữa thẻ cư trú (thẻ ngoại kiều) và giấy xác nhận cư trú Juminhyou

Giấy Juminhyo giúp xác nhận nơi bạn cư trú và được sử dụng cho các thủ tục hành chính, trong khi Thẻ cư trú (thẻ ngoại kiều) là giấy tờ bắt buộc để chứng minh bạn có quyền cư trú hợp pháp tại Nhật Bản. Bạn sẽ cần cả hai loại giấy tờ này để sinh sống và làm việc tại Nhật một cách hợp pháp và thuận lợi khi ở Nhật Bản. 

👉 Tham khảo thêm: Cách đăng ký tạm trú và lấy thẻ cư trú tại Nhật Bản

5. Hướng dẫn các cách xin giấy xác nhận cư trú tại Nhật Bản

Dưới đây là mẫu giấy Juminhyo bằng tiếng anh của thành phố Minato của Tokyo. Bạn có thể xem các mẫu đơn về Đơn xin cấp Giấy chứng nhận cư trú cho cư dân không phải cư dân thành phố mình đang sống, Đăng ký sổ hộ khẩu, thông báo chuyển nhà, đăng ký con dấu,... tại đây . 

Cách 1: Xin giấy Juminhyou trực tiếp tại văn phòng hành chính

Với cách này, bạn chỉ cần lên trực tiếp văn phòng hành chính địa phương như kuyakusho (区役所) hoặc shiyakusho (市役所) nơi bạn đang sinh sống để làm thủ tục cấp giấy xác nhận nhận lưu trú.

Bước 1: Dùng google để tìm kiếm trang chủ chính thức của văn phòng hành chính gần nhất.

Nếu bạn không biết nên tìm như thế nào bằng tiếng Nhật, bạn có thể sử tra bằng cách: [tên Kanji thành phố của bạn] + 住民票申請書. 

Bước 2: Tải mẫu đơn xin cấp giấy xác nhận cư trú và điền thông tin 

Hầu hết các văn phòng thành phố trên khắp Nhật Bản đều cho phép bạn tải xuống và in biểu mẫu từ trang web của họ hoặc bạn có thể đến văn phòng thành phố của bạn và đăng ký trực tiếp. Bạn có thể tham khảo tải mẫu đơn của thành phố Minato của Tokyo tại đây . 

Bước 3: Mang theo những thứ cần thiết

• Tiền mặt: thường là 300 Yên để trả phí nhận bản sao Juminhyou. 

• Các giấy từ xác minh danh tính như thẻ My Number, hộ chiếu, bằng lái xe, thẻ ngoại kiều… để xác nhận những thông tin cần thiết.

• Trong trường hợp người đại diện đi làm giấy Juminhyou thay, cần mang theo giấy ủy quyền chứng nhận mối quan hệ.

Bước 4: Đến văn phòng hành chính để nộp giấy tờ 

Nộp mẫu đơn xin cấp Juminhyou đã điền và các giấy tờ kể trên. Trong trường hợp bạn không biết quầy nào xử lý hồ sơ này thì hãy nói là “Juminhyou no shinsei wo dashitai no desuga” (Tôi muốn nộp đơn xin cấp giấy xác nhận cư trú).

Bước 5: Nhận bản sao giấy xác nhận cư trú của bạn 

Phí phải trả cho mỗi bản sao là khoảng 300 Yên 1 tờ (chi phí cụ thể phụ thuộc vào từng địa phương.)

Cách 2: Xin giấy Juminhyou qua đường bưu điện 

Bạn có thể được cấp giấy Juminhyou khi gửi qua đường bưu điện. Với cách này, bạn chỉ cần chuyển phát các giấy tờ cần thiết qua bưu điện mà không cần mất công đến văn phòng hành chính. Tuy nhiên, cách này sẽ tốn nhiều công sức và bạn sẽ mất một vài ngày mới có thể nhận giấy. Do đó, bạn cần phải chủ động về việc ước tính thời gian hợp lý với nhu cầu sử dụng cá nhân.

Bước 1: Tải mẫu đơn xin cấp giấy xác nhận cư trú trên website và điền thông tin vào

Bước 2: Chuẩn bị bản sao các giấy tờ cần thiết xác minh danh tính và địa chỉ của bạn 

Thông thường, bạn có thể sử dụng một trong những giấy tờ sau: Thẻ My Number, bằng lái xe, thẻ bảo hiểm y tế, thẻ cư trú (residence card),.. 

Bước 3: Phiếu thanh toán lệ phí 

Bạn cần mua phiếu thanh toán lệ phí (定額小為替 = teigaku kogawase ) do Ngân hàng Bưu điện Nhật Bản phát hành tại bưu điện gần nhất nơi các bạn đang sinh sống để mua 1 bản sao Juminhyou từ 200 đến 300 Yên. 

Lưu ý: giấy này chỉ có thời hạn từ 5-6 tháng. 

Bước 4: Cho tất cả vào phong bì và gửi đi

Dán tem vào phong bì theo đúng quy định của bưu điện và gửi bưu phẩm đến địa chỉ của văn phòng hành chính nơi bạn đang cư trú.

Bước 5: Nhận bản sao hồ sơ cư trú của bạn qua đường bưu điện

Nếu giấy tờ của bạn đầy đủ thì bạn sẽ nhận được bản sao Juminhyou trong vòng một tuần đến 10 ngày làm việc. Trong trường hợp bạn đang cần giấy xác nhận ngay lập tức thì hãy nộp đơn trực tiếp tại văn phòng thành phố nơi cư trú đã đăng ký của bạn. 

Cách 3: Xin giấy Juminhyou ở Combini 

Nếu bạn đã có thẻ My Number, bạn có thể dễ dàng hơn trong việc xin giấy Juminhyou bằng cách in Juminhyou ở combini có trong phạm vi thành phố hoặc địa phương bạn đăng ký cư trú.　

Bước 1: Xác định thành phố bạn đang sống có cho phép xin giấy Juminhyou ở Combini hay không

Tính đến tháng 5 năm 2022, đã có 946 trong tổng số 1.741 thành phố tại Nhật Bản hỗ trợ yêu cầu giấy cư trú thông qua các ki-ốt tại cửa hàng tiện lợi. Việc này giúp đơn giản hóa quá trình xin hồ sơ cư trú, tiết kiệm thời gian và công sức khi không cần đến trực tiếp văn phòng hành chính. Để kiểm tra xem thành phố của bạn có hỗ trợ dịch vụ này hay không, bạn có thể tra tại đây.

Bước 2: Mang theo thẻ cứng My Number (マイナンバー) có chip

Tuy nhiên, bạn cần lưu ý thời gian nộp đơn ở các combini bắt đầu từ 6:30 sáng đến 11 giờ tối.

Bước 3: Sử dụng máy tại ki-ốt để thực hiện quy trình

Mỗi dòng cửa hàng tiện lợi sẽ có giao diện riêng, nhưng nhìn chung, thông tin sẽ không khác nhau nhiều. Dưới đây là màn hình của 7-Eleven, bạn có thể  Chọn 証明書交付サービス, sau đó đặt thẻ My Number vào đúng vị trí quy định và thực hiện lần lượt các bước trên màn hình hiển thị.

Bước 4: In giấy Juminhyou và thanh toán 

Sau khi đã thực hiện các bước trên, bạn phải cho tiền vào máy và phí xử lý để in giấy Juminhyou ở Combini là 200 Yên. Sau đó, bạn ấn nút bắt đầu in プリントスタート và chỉ cần chờ giây lát là bạn sẽ nhận được bản sao giấy xác nhận. Với các bước hướng dẫn trên, bạn đã có thể tự in cho mình giấy Juminhyou ở Combini gần nhà mà không cần phải đến văn phòng hành chính.

Kết luận

Giấy Juminhyou là một trong những giấy tờ quan trọng đối với những ai sinh sống và làm việc tại Nhật Bản. Với vai trò chứng nhận nơi cư trú và hỗ trợ thực hiện các thủ tục hành chính, việc nắm rõ cách xin giấy Juminhyou là điều cần thiết. Từ cách xin trực tiếp tại văn phòng hành chính, qua đường bưu điện, hay tại các cửa hàng tiện lợi (Combini), bạn đều có thể lựa chọn phương thức phù hợp với hoàn cảnh cá nhân. Hãy luôn đảm bảo chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết và nắm bắt các quy định để quá trình xin giấy diễn ra thuận lợi nhất.

Nếu bạn cần hỗ trợ liên quan đến quản lý thư từ tại Nhật Bản, Mailmate sẽ giúp bạn một cách thuận tiện và dễ dàng hơn! 

👉 Tìm hiểu thêm về dịch vụ của Mailmate tại đây